Datenschutzerklärung

Jakob Klingels (joinin, Einzelunternehmen)

Ohlsdorfer Straße 90

22297 Hamburg

E-Mail: Jakobelias.klingels@web.de

Beim Aufruf von joinin.hamburg verarbeitet unser Hosting- bzw. Infrastruktur-Dienstleister technisch notwendige Daten (u. a. IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt des Zugriffs), um die Seite auszuliefern und den Betrieb sicher zu halten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zur aggregierten Reichweitenmessung verwenden wir Vercel Web Analytics ohne Drittanbieter-Cookies. Verarbeitet werden insbesondere aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Referrer, ungefähre Region sowie Browser- und Gerätetyp. Fehler- und Performanceberichte werden nur bei aktivierter Produktionskonfiguration an Sentry übermittelt; die Übermittlung personenbezogener Standardfelder ist deaktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Meldet ein Verein einen kostenlosen Pilot an, verarbeiten wir die im Formular angegebenen Daten: Vereinsname, Rechtsform und Anschrift, Website, Ansprechpartner und Funktion, Kontakt- und Datenschutz-E-Mail, Empfänger-E-Mail für Anfragen, gewünschte Themen und Testmodus. Außerdem dokumentieren wir die angenommene Vertragsversion, deren Prüfsumme, Zeitpunkt, Browserkennung und eine gekürzte IP-Kennung. Zweck ist die Prüfung, beweissichere Vereinbarung und Einrichtung des Pilots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für das separate HSB-Partnerprogramm verarbeiten wir dieselben Einrichtungsdaten sowie die bestätigte Fassung der HSB-Partnerbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Der HSB ist bei diesem Programm nur Vermittler und erhält ohne gesonderte Vereinbarung keinen Zugriff auf Vereins-, Chat- oder Anfragedaten. Das Partnerangebot läuft drei Monate, startet mit 300 KI-Antworten; weitere Mengen können nur manuell auf Anfrage freigegeben werden. Es erzeugt kein Stripe-Abonnement.

Nach Vergabe aller kostenlosen Pilotplätze können Vereine mit denselben Einrichtungsangaben einen 7-Tage-Test anfragen und einen gewünschten Tarif vormerken. Diese Anfrage ist noch kein Vertrag. Wir verarbeiten die Angaben zur vorvertraglichen Prüfung und Vorbereitung auf Anfrage des Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und dokumentieren die Datenschutzzustimmung mit Zeitpunkt, gekürzter IP-Kennung und Browserkennung.

Bei einer Wartelistenanmeldung verarbeiten wir Vereinsname, Website, Kontakt-E-Mail und gewünschten Tarif zur einmaligen Kontaktaufnahme bei verfügbarer Kapazität. Nicht übernommene Wartelisteneinträge werden spätestens nach zwölf Monaten gelöscht.

Bei einer Nachricht über das Kontaktformular verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optionales Thema und Nachricht zur Bearbeitung und Beantwortung. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Zum Schutz vor Spam und missbräuchlichen Anmeldeversuchen nutzen wir eine kurzfristige gekürzte IP-Kennung und – sofern konfiguriert – Cloudflare Turnstile im Kontaktformular, beim Betreiber-Login, beim Erstzugang und bei der Passwort-Wiederherstellung. Nachrichten werden nach Abschluss der Bearbeitung, spätestens nach zwölf Monaten gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Der Assistent beantwortet Besucherfragen auf Basis der vom Verein freigegebenen Inhalte. Dabei werden die gestellten Fragen und Antworten sowie eine gekürzte, weiterhin pseudonyme IP-Kennung zur Missbrauchs-/Spam-Vermeidung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des jeweiligen Vereins und von joinin am sicheren, funktionierenden Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Assistent ist als KI-System gekennzeichnet. Für jeden öffentlichen Vereinsassistenten stehen ergänzende, vereinsbezogene Datenschutzhinweise bereit.

Beim KI-Assistenten auf der joinin-Website ist joinin selbst Verantwortlicher. Er beantwortet allgemeine Fragen zu Produkt, Einrichtung, Preisen, Datenschutz und Website-Integration aus den von joinin freigegebenen Inhalten. Die Verarbeitung dient der verständlichen Produktinformation, der Verbesserung fehlender Antworten und dem sicheren technischen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte gib im freien Chat keine Passwörter, Gesundheitsdaten, Bankdaten oder andere vertrauliche Informationen ein.

Sendest du über den Assistenten eine Anfrage ab (z. B. Probetraining, Mitgliedschaft, Kontakt), verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail, Telefon, Anliegen) ausschließlich, um deine Anfrage an den jeweiligen Verein weiterzuleiten.

Sendest du eine Kontakt- oder Demoanfrage über den KI-Assistenten auf der joinin-Website, geht sie ausschließlich an joinin und wird von uns zur Bearbeitung deiner Anfrage verarbeitet.

• Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du vor dem Absenden erteilst.
• Empfänger: der von dir angefragte Verein bzw. Anlagenbetreiber.
• joinin agiert dabei als Auftragsverarbeiter des Vereins (AVV nach Art. 28 DSGVO).
• Du kannst deine Einwilligung jederzeit per E-Mail an Jakobelias.klingels@web.de widerrufen.

Im Betreiber-Dashboard sehen Vereine ihre eingegangenen Anfragen und Unterhaltungen, können den Assistenten anpassen, Teammitglieder und Rollen verwalten, Folgekorrespondenz mit Absendern, Empfängern, CC/BCC und Anhängen bearbeiten sowie interne Notizen und Kalendertermine anlegen. Sicherheits- und Rollenänderungen werden mit Akteur, Zeitpunkt und geänderten Feldern protokolliert.

Der Login erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort. Beim ersten Zugang oder zur Wiederherstellung kann alternativ ein zeitlich begrenzter Login-Code per E-Mail verwendet werden. Hierfür werden technisch erforderliche Authentifizierungs-Cookies gesetzt, damit die Supabase-Session zwischen den Seiten erhalten bleibt. Für diese notwendige Anmeldung setzen wir keine Marketing- oder Analyse-Cookies. Bis zum Abschluss des Code-Login-Vorgangs speichert der Browser die eingegebene E-Mail und den ausstehenden Status im Sitzungsspeicher; diese Angaben werden nach erfolgreichem Login, Abbruch oder Schließen des Tabs entfernt.

Team- und Kontodaten werden während der Vertragsbeziehung gespeichert. Deaktivierte Teamkonten und Audit-Einträge werden spätestens nach 24 Monaten gelöscht, soweit keine vorrangige Nachweis- oder Aufbewahrungspflicht besteht.

Zur gezielten B2B-Geschäftsanbahnung können wir öffentlich zugängliche Angaben von Vereinen und Organisationen manuell prüfen, insbesondere Name, Website, Ort, Tätigkeitsbereich, öffentlich benannte Ansprechpartner, Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Als Quelle dient die jeweilige Organisationswebsite.

Zweck ist die Prüfung, ob unser Angebot für die Organisation sachlich relevant sein könnte, sowie eine individuelle geschäftliche Kontaktaufnahme. Rechtsgrundlage der Recherche ist unser berechtigtes Interesse an zielgerichteter B2B-Akquise (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Vor jedem Werbeversand wird zusätzlich die Zulässigkeit nach § 7 UWG geprüft; ohne dokumentierte Einwilligung oder Bestandskundenbeziehung bleibt der E-Mail-Versand technisch gesperrt.

Für die technische Websiteanalyse und Entwürfe können Supabase und Anthropic eingesetzt werden. Nicht weiterverfolgte Datensätze werden spätestens zwölf Monate nach der letzten Analyse gelöscht. Du kannst der Verarbeitung für Direktwerbung jederzeit ohne Begründung widersprechen; dann werden die Kontaktdaten für Werbezwecke nicht weiterverwendet.

Im kostenlosen Pilot und bei einer unverbindlichen Testanfrage werden keine Zahlungsdaten erhoben. Erst im gesonderten Checkout erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe; Zahlungsdaten werden dabei durch Stripe verarbeitet und nicht bei uns gespeichert. Wir speichern zur Vertragsdurchführung insbesondere Stripe-Kunden- und Abonnementkennungen, Tarif, Preis, Zahlungsstatus sowie den Nachweis der bestätigten Vertragsfassung und löschen diese nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

• Supabase – Datenbank und Authentifizierung
• Anthropic – KI-Antworten; Standard-API-Inhalte laut Anbieter regelmäßig höchstens 30 Tage
• Resend – E-Mail-Versand sowie ein- und ausgehende Betreiberkorrespondenz; Aufbewahrung nach einbezogenem DPA und Anbieterzyklus
• Vercel – Hosting und cookielose, aggregierte Reichweitenmessung über Vercel Web Analytics
• Cloudflare – Turnstile-Spamschutz im Kontaktformular, sofern aktiviert
• Sentry – technische Fehler- und Performanceanalyse, sofern aktiviert
• Stripe – Zahlungsabwicklung (erst bei kostenpflichtiger Fortführung)

Anthropic und Resend verarbeiten Standarddienstdaten insbesondere in den USA; auch andere Anbieter können globale Unterauftragnehmer einsetzen. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss greift, stützen sich die Übermittlungen insbesondere auf EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Maßnahmen. Die aktuelle Auflistung steht unter Unterauftragnehmer.

Rate-Limit-Kennungen werden spätestens nach 24 Stunden, gespeicherte Chatfragen und Antworten spätestens nach 45 Tagen gelöscht. Kontakt-, Support- und bestätigte Besucheranfragen werden spätestens nach zwölf Monaten, im Papierkorb nach 30 Tagen entfernt. Nicht weiterverfolgte Scout-Daten werden nach zwölf Monaten, Suchlaufdaten nach 90 Tagen, deaktivierte Teamkonten und Audit-Einträge nach 24 Monaten sowie Outreach-Nachweise nach 36 Monaten entfernt. Nach Ende des Pilots entfernt der tägliche Löschlauf die produktiven Pilotdaten, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Anbieter-Backups und bereits versandte E-Mails folgen ihren eigenen vertraglich dokumentierten Löschzyklen.

Bestätigt ein Besucher im Vereinsassistenten eine konkrete Anfrage, wird der bis dahin geführte Gesprächsverlauf als Teil des Anfragekontexts gemeinsam mit der Anfrage gespeichert. Für ihn gilt dann die Frist der Anfrage und nicht die 45-Tage-Frist der allgemeinen Chatfragen; er wird gemeinsam mit der Anfrage exportiert und gelöscht. Wird keine Anfrage abgesendet, bleibt es bei den 45 Tagen.

Du hast – soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Beruht eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung, kannst du sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Begründung widersprechen. Wende dich dazu an Jakobelias.klingels@web.de.

Die Bereitstellung freiwilliger Chat-, Kontakt- und Scout-Angaben ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Erforderliche Vertrags-, Kontakt- und Rechnungsdaten werden für Vertragsanbahnung und -durchführung benötigt; ohne sie kann der jeweilige Vorgang nicht durchgeführt werden.

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Behörde: Der Hamburgische Beauftragte f�r Datenschutz und Informationsfreiheit.