Pilot- und Beta-Nutzungsvereinbarung

joinin entwickelt einen KI-gestützten Vereinsassistenten, der auf Grundlage freigegebener Vereinsquellen Besucherfragen beantwortet und bei konkreten Anliegen strukturierte Anfragen vorbereitet. Die Parteien möchten den Einsatz zeitlich begrenzt und unentgeltlich erproben, Fehler und Verbesserungspotenziale identifizieren und anschließend frei entscheiden, ob eine separate Fortführung vereinbart wird.

• joinin stellt dem Verein für die Pilotdauer einen persönlichen Vereinsassistenten über eine von joinin betriebene URL sowie, soweit vereinbart und technisch verfügbar, einen Dashboard-Zugang bereit.
• Der Pilot dient ausschließlich der Erprobung, Qualitätsprüfung und Weiterentwicklung. Er begründet keine Pflicht zum Abschluss eines späteren kostenpflichtigen Vertrags.
• Vereinsname, Rechtsform, Anschrift, vertretungsberechtigte Person, Website, Themen, Empfänger-E-Mail, Testmodus und weitere Setup-Angaben ergeben sich aus dem elektronisch bestätigten Pilot-Antrag und der Bot-Konfiguration.

• joinin richtet einen Assistenten auf Grundlage der vom Verein benannten öffentlichen Website-Inhalte und zusätzlich freigegebener Dokumente ein.
• Der Verein erhält einen persönlichen Link. Für den Pilot sind keine Plugin-Installation und kein Administrationszugang zur Vereinswebsite erforderlich.
• Eine öffentliche Verlinkung als Link oder Button ist nach erfolgreicher Freigabe möglich. Eine individuelle Chat-Bubble, CMS-Arbeit oder sonstige Integration ist nur geschuldet, wenn sie separat in Textform vereinbart wird.
• Eine strukturierte Anfrage wird nur weitergegeben, nachdem der Besucher sie ausdrücklich bestätigt hat.
• Der Pilot umfasst einen Assistenten, einen Dashboard-Zugang für die hinterlegte Betreiberadresse, mindestens einen manuellen Inhaltsabgleich und bis zu 300 KI-Antworten. Bei Erreichen des Limits entstehen keine automatischen Zusatzkosten.

• Der Pilot beginnt mit der dokumentierten Freischaltung und endet automatisch nach 30 Kalendertagen.
• Beide Parteien können den Pilot jederzeit in Textform mit sofortiger Wirkung beenden. Bei Sicherheits-, Datenschutz- oder Missbrauchsrisiken darf joinin den Zugang vorübergehend sperren.
• Eine Verlängerung bedarf einer ausdrücklichen Vereinbarung in Textform.
• Der Pilot wird nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement umgewandelt. Eine Fortführung erfordert einen separaten Vertrag und eine ausdrückliche Preisvereinbarung.

• Der Pilot ist unentgeltlich. Der Verein muss keine Zahlungsdaten hinterlegen.
• Spätere Vergütung, Einrichtung, Integration oder Zusatzleistungen bedürfen einer gesonderten Vereinbarung. Aus dem Pilot entsteht kein Anspruch auf einen bestimmten späteren Preis.

• Der Verein erkennt an, dass es sich um eine Testversion handelt. Funktionen können unvollständig sein, sich ändern, zeitweise ausfallen oder fehlerhafte, missverständliche beziehungsweise unvollständige Antworten erzeugen.
• joinin begrenzt Antworten technisch auf freigegebene Quellen; eine vollständige Vermeidung von Fehlinterpretationen oder unzutreffenden KI-Ausgaben kann nicht zugesichert werden.
• Antworten sind keine rechtsverbindlichen Erklärungen des Vereins. Verbindliche Zusagen, Vertragsabschlüsse, medizinische, rechtliche, sicherheitskritische oder Notfallauskünfte dürfen nicht ausschließlich durch den Assistenten erteilt werden.
• Der Verein prüft vor einer öffentlichen Nutzung insbesondere Beiträge, Zeiten, Termine, Ansprechpartner, Buchungsinformationen und Eskalationswege.

• Der Verein stellt sicher, dass er die erforderlichen Rechte an den freigegebenen Inhalten besitzt und diese für den Pilot verarbeitet werden dürfen.
• Der Verein hält seine Quellen möglichst aktuell und meldet erkennbare Fehler oder veraltete Angaben unverzüglich mit Frage, ausgegebener Antwort und gewünschter Korrektur.
• Der Verein benennt eine verantwortliche Kontaktperson, schützt Dashboard-Zugänge und stellt die Vertretungsberechtigung der annehmenden Person sicher.
• Der Assistent darf nicht für rechtswidrige Inhalte, Spam, Belastungstests oder die unnötige Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten genutzt werden.
• Bei öffentlicher Nutzung stellt der Verein die erforderlichen eigenen Datenschutzhinweise bereit und verlinkt die im Assistenten angebotenen Hinweise.

• joinin richtet den Assistenten nach bestem Wissen auf Basis der vereinbarten Quellen ein und stellt den Link sowie vereinbarte Zugänge bereit.
• Nachvollziehbar gemeldete Fehler werden im Rahmen des Piloten nach Möglichkeit geprüft und angemessen korrigiert. Ein bestimmter Reaktions- oder Behebungszeitraum wird nicht als Service Level garantiert.
• joinin trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Einzelheiten regelt die gesondert elektronisch abzuschließende Auftragsverarbeitungsvereinbarung einschließlich Anlagen.

• Soweit joinin personenbezogene Daten von Besuchern oder Vereinsnutzern ausschließlich im Auftrag des Vereins verarbeitet, gilt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO.
• Der Verein bleibt für Rechtmäßigkeit, Informationspflichten, Zwecke, erforderliche Anfragefelder und die Bearbeitung der Anfragen verantwortlich.
• Vor einer öffentlichen Freischaltung müssen AVV, TOMs, Unterauftragnehmerliste, Vereinsanschrift, Datenschutzkontakt und Besucherhinweis vollständig sein.

• Die Rechte an Software, Dashboard, Systemarchitektur, Prompts, Vorlagen und Weiterentwicklungen verbleiben bei joinin.
• Die Rechte an Vereinsnamen, Logos, Website-Inhalten und bereitgestellten Dokumenten verbleiben beim Verein beziehungsweise den jeweiligen Rechteinhabern.
• Der Verein räumt joinin für die Pilotdauer ein einfaches, nicht ausschließliches und auf den Pilotzweck beschränktes Recht ein, freigegebene Inhalte technisch zu verarbeiten, zu indexieren und für Antworten bereitzustellen.
• Name, Logo, Zitat oder konkrete Nutzungszahlen des Vereins dürfen nur nach separater ausdrücklicher Zustimmung als Referenz veröffentlicht werden.

Beide Parteien behandeln nicht öffentliche technische, organisatorische und geschäftliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich. Ausgenommen sind bereits öffentlich bekannte, rechtmäßig von Dritten erhaltene oder unabhängig entwickelte Informationen. Die Pflicht gilt auch nach Ende des Piloten fort.

joinin schuldet im Pilot keine bestimmte Mindestverfügbarkeit und kein formelles Service Level Agreement. Wartung, externe Cloud- oder Modellstörungen und Entwicklungsänderungen können zu Unterbrechungen führen. Wesentliche Beeinträchtigungen werden nach Möglichkeit mitgeteilt. Support erfolgt über die im Pilot hinterlegte Kontaktadresse.

• joinin haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie in Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.
• Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
• Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
• Der Verein trifft keine rechtlich oder wirtschaftlich wesentliche Entscheidung allein aufgrund einer ungeprüften KI-Antwort.

• Nach Ende des Piloten wird der Assistent deaktiviert.
• Der Verein kann seine Daten vor der Löschung über das Dashboard exportieren.
• Personenbezogene Pilotdaten werden nach Maßgabe des AVV gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Zeitversetzte Sicherungskopien folgen dem dokumentierten Anbieterzyklus.

• Änderungen und Ergänzungen bedürfen mindestens der Textform. Individuelle Abreden haben Vorrang.
• Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ein Gerichtsstand wird nur vereinbart, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
• Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen unberührt; an ihre Stelle treten die gesetzlichen Regelungen.
• Der elektronische Abschluss wird mit Dokumentversion, Prüfsumme, Zeitpunkt, Kontaktadresse und technischen Nachweisen protokolliert. Der Verein kann die Fassung dauerhaft speichern.